Définir ses budgets

Du passé à l'avenir

Tout le travail fait jusqu'ici a servi à une chose : comprendre le passé. Tes comptes sont réunis, tes transactions importées et rangées.

Mais un prévisionnel de trésorerie regarde avant tout devant. Il sert à répondre à des questions comme :

• combien d'argent j'aurai sur mon compte dans trois mois ?
• ai-je les moyens d'embaucher à la rentrée ?
• est-ce que je peux payer ma taxe foncière en une fois, ou faut-il demander un échéancier ? (Si tu te poses ce genre de question, tu n'es pas dans une bonne posture 😬 : suivre tes budgets devient indispensable.)

C'est exactement là que les budgets prennent toute leur importance. Un budget, c'est un montant attendu, catégorie par catégorie et mois par mois. Mis bout à bout, ils forment ton budget prévisionnel, et ton solde futur en découle.

Ouvre ton tableau prévisionnel

Dans Cadrio, tout se passe sur la page Prévisionnel, la page principale de ton logiciel de gestion de trésorerie. Tu y retrouves trois sortes de colonnes :

• les mois passés affichent les chiffres réels, ceux de tes transactions ;
• le mois en cours affiche le réel et le budget côte à côte, pour suivre en direct où tu en es ;
• les mois à venir affichent les budgets, ceux que tu vas définir.

On commence par le mois en cours : clique sur une cellule, et sers-toi du panneau qui s'ouvre à droite pour poser le budget de cette catégorie.

👉 Tu tiens ton suivi dans Excel ? Dans notre modèle de suivi de trésorerie, les budgets se saisissent dans la feuille « ⚙️ Budgets ».

Il existe deux sortes de budgets. Les distinguer, c'est tout l'art d'un prévisionnel facile à tenir.

Le budget par défaut

Un budget par défaut, comme son nom l'indique, crée une prévision récurrente : le même montant, mois après mois, sans date de fin. C'est le budget des charges fixes, par exemple :

• le loyer ;
• le remboursement d'un prêt ;
• l'assurance ;
• le logiciel métier.

Privilégie-le même quand le montant peut bouger plus tard, du moment que tu veux qu'il reste là par défaut.

Prends mon loyer : 3 000 € par mois, à peu près fixe, mais indexé chaque année sur l'indice des loyers commerciaux. Dans un an, il passera peut-être à 3 050 €, mais certainement pas à zéro.

Plutôt que de poser un budget sur douze mois, qui s'arrêterait le jour de l'indexation (et afficherait ensuite zéro dépense, ce qui fausserait tous mes calculs), je le laisse par défaut à 3 000 €. À la date de révision, je pose un nouveau budget par défaut avec le montant exact. Quand deux budgets par défaut se suivent, le plus récent prend le dessus pour la suite.

C'est tout l'intérêt du budget par défaut : impossible d'oublier de prolonger un montant, ce qui pourrait tout fausser. Ton tableau devient encore plus facile à tenir à jour.

Le budget exceptionnel

Le budget exceptionnel convient mieux aux dépenses variables, celles qui ne tombent qu'à certains moments ou changent selon la période :

• une embauche saisonnière ;
• l'électricité qui grimpe l'hiver avec le chauffage ;
• un acompte d'impôt sur les sociétés ;
• l'achat de ton nouveau téléphone flambant neuf pour faire de superbes photos de famille dédié au travail 👀.

Un budget exceptionnel peut aussi remplacer un budget par défaut, le temps de quelques mois. Sur ces mois-là, c'est lui qui compte.

Notre garage prévoit 500 € d'électricité par mois, toute l'année : c'est son budget par défaut. Mais de novembre à mars, la facture gonfle avec les radiateurs qui tournent à fond. Il pose donc des budgets exceptionnels par-dessus :

En avril, sans rien toucher, le budget par défaut reprend la main.

Bien paramétrer un budget

En posant un budget, tu remarqueras plusieurs options. Elles ne disent pas la même chose, ne les confonds pas.

• Montant : je pense que personne ne va se tromper là-dessus 😁.
• Tous les X mois : la fréquence du paiement ou de l'encaissement. Tous les 1 mois, c'est mensuel ; tous les 3 mois, trimestriel ; tous les 12 mois, annuel. Ta CFE, par exemple, se pose en décembre, tous les 12 mois.
• Durée d'application (en mois), sur les budgets exceptionnels : combien de temps le budget s'applique. Tu as acheté du mobilier en 4 fois sans frais ? Note la mensualité, sur une durée de 4 mois.
• Motif de l'exception : un pense-bête, pour ceux qui oublient vite !

💡 Il n'y a pas de budget pour les groupes de catégories : le budget d'un groupe se calcule tout seul, c'est la somme des budgets de ses catégories.

N'oublie pas ce qui rentre

Un budget prévisionnel qui ne compte que les dépenses ne dit rien de ton solde futur. Pose aussi des budgets sur tes encaissements : ventes, prestations, abonnements de tes clients.

Pour le premier jet, pars de la moyenne de tes trois derniers mois, puis corrige-la de ce que tu sais déjà : un gros chantier signé, un mois d'août plus calme, une hausse de tarif à venir.

Ma façon de faire

Quand tu n'as pas le montant exact, pose une estimation. Mieux vaut noter ta CFE à quelques dizaines d'euros près que ne pas la noter du tout, et la voir tomber sans l'avoir vue venir.

J'ai tendance à être pessimiste sur mes budgets : un peu plus haut pour les dépenses, un peu plus bas pour les encaissements. Je préfère les bonnes surprises aux mauvaises. Mais c'est à toi de trouver ta façon de prévoir.