Lucien FaberDans un commerce, la caisse enregistre chaque vente et chaque paiement. Ce n'est pas qu'un outil : si tu es assujetti à la TVA et que tu encaisses des particuliers avec un logiciel ou un système de caisse, il doit être sécurisé, et tu dois pouvoir le prouver. Les règles de preuve ont changé deux fois en un an ; voici où elles en sont.
Qui paie la caisse enregistreuse, et à qui ?
L'entreprise paie l'éditeur ou le distributeur du système de caisse : le matériel à l'achat, puis un abonnement ou un contrat de maintenance pour le logiciel, selon l'offre.
La loi n'oblige pas un commerçant à avoir une caisse. Mais s'il en utilise une, et qu'il est assujetti à la TVA avec des clients particuliers, son logiciel ou système doit garantir l'inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l'archivage des données d'encaissement. La règle vaut pour les commerces physiques comme pour les sites de vente en ligne.
Ne sont pas concernés, notamment : les ventes uniquement entre professionnels, les opérations exonérées de TVA, la franchise en base de TVA, dont bénéficient notamment les micro-entrepreneurs, et les professionnels dont tous les paiements passent par une banque.
Combien coûte une caisse enregistreuse ?
Chaque éditeur fixe ses prix : matériel, abonnement, maintenance. Le matériel suit la règle du seuil de 500 € HT : en dessous, il passe en charge ; au-delà, il s'amortit. L'abonnement est une charge, et la TVA se récupère.
Le coût caché, c'est l'absence de justificatif. Pour prouver que ta caisse est conforme, tu peux produire, depuis le 21 février 2026 :
- un certificat délivré par un organisme accrédité ;
- ou une attestation individuelle établie par l'éditeur, possibilité supprimée en 2025 puis rétablie par la loi de finances pour 2026.
Sans l'un ou l'autre, l'amende est de 7 500 € par logiciel ou système de caisse concerné. C'est à l'éditeur de fournir le certificat ou l'attestation : réclame-le s'il ne te l'a pas transmis. Pour un logiciel multifonction, seules les fonctions de caisse doivent être certifiées.
Quand paie-t-on une caisse enregistreuse ?
Le matériel se paie à l'achat, selon les conditions de paiement de la facture. L'abonnement ou la maintenance suit le contrat : chaque mois ou chaque année. Si la caisse est louée, les loyers suivent l'échéancier du contrat.
Comment vérifier sa caisse enregistreuse ?
- Es-tu concerné : assujetti à la TVA, clients particuliers, paiements enregistrés dans une caisse ?
- As-tu le certificat ou l'attestation de l'éditeur, à jour pour ta version ?
- Les clôtures journalières, mensuelles et annuelles se font-elles bien ?
- Les archives sont-elles conservées ?
- Quel est le coût total sur la durée : matériel, abonnement, maintenance, commissions de paiement ?
Comment bien choisir sa caisse enregistreuse ?
- Exiger le justificatif de conformité avant de signer.
- Comparer le coût total sur plusieurs années, pas seulement le prix du matériel.
- Vérifier la sortie de contrat : durée d'engagement, reprise des données.
- Regarder les paiements par carte : le terminal et ses commissions sont une autre ligne de dépense.
Comment prévoir la caisse dans sa trésorerie ?
Inscris l'achat du matériel au mois du paiement, puis l'abonnement ou la maintenance à sa date. Et garde dans tes documents le justificatif de conformité : il ne coûte rien, et son absence coûte 7 500 €.
Questions fréquentes sur la caisse enregistreuse
Un logiciel de caisse certifié est-il obligatoire ?
Oui, si tu es assujetti à la TVA, que tu encaisses des particuliers et que tu enregistres leurs paiements dans un logiciel ou un système de caisse. La loi n'impose pas d'avoir une caisse.
L'attestation de l'éditeur suffit-elle en 2026 ?
Oui. Supprimée en 2025, l'attestation individuelle de l'éditeur a été rétablie par la loi de finances pour 2026, à compter du 21 février 2026, à côté du certificat délivré par un organisme accrédité.
Quelle est l'amende pour une caisse non conforme ?
7 500 € par logiciel ou système de caisse pour lequel l'entreprise ne peut pas produire de certificat ou d'attestation.
Un micro-entrepreneur doit-il avoir une caisse certifiée ?
Pas s'il bénéficie de la franchise en base de TVA : l'obligation ne concerne que les assujettis à la TVA.
Qui doit fournir le certificat de conformité ?
L'éditeur du logiciel ou du système de caisse. Le commerçant peut le lui réclamer s'il ne l'a pas reçu.