Lucien FaberUn développeur pour ton site, un graphiste pour une campagne, un sous-traitant pour absorber un pic d'activité, un intérimaire pour remplacer un salarié : faire appel à un prestataire évite d'embaucher, et transforme une charge fixe en charge variable. Mais au-delà d'un certain montant, la loi te demande de vérifier qui tu fais travailler, et la facture arrive avec ses propres délais.
Qui paie les freelances et sous-traitants, et à qui ?
L'entreprise paie l'indépendant, le sous-traitant ou l'agence d'intérim, sur facture. Pour l'intérim, c'est l'agence qui emploie et paie l'intérimaire, et qui te facture la mission.
Dès qu'une opération atteint 5 000 € HT, tu dois vérifier que ton prestataire est en règle. Concrètement, tu lui demandes, à la signature puis tous les 6 mois jusqu'à la fin de la mission :
- une attestation de vigilance de moins de 6 mois, qui prouve qu'il déclare et paie ses cotisations sociales, et dont tu vérifies l'authenticité auprès de l'organisme qui l'a délivrée ;
- un justificatif d'immatriculation, comme un extrait Kbis, quand il est tenu de s'immatriculer.
Combien coûtent les freelances et la sous-traitance ?
Le prix se négocie avec chaque prestataire : au forfait, à la journée ou à l'heure. Les factures sont des charges déductibles, et la TVA facturée se récupère. Un micro-entrepreneur en franchise en base ne facture pas de TVA.
Le vrai coût se mesure en face de l'alternative : un salarié coûte aussi des cotisations et des congés, mais il ne s'arrête pas à la fin d'une mission. Un prestataire coûte plus cher à l'heure, mais seulement quand tu en as besoin.
Quand paie-t-on un freelance ou un sous-traitant ?
À la date prévue par la facture. Sans délai convenu, le paiement est dû 30 jours après l'exécution de la prestation ; un délai convenu ne peut pas dépasser 60 jours après la date de la facture, ou 45 jours fin de mois. Un retard de paiement expose à des pénalités et à une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
Un petit prestataire peut dépendre de ton paiement pour sa propre trésorerie : payer à l'heure, c'est aussi garder un bon prestataire.
Comment vérifier ses dépenses de prestataires ?
- Chaque mission de 5 000 € HT ou plus a-t-elle son attestation de vigilance à jour ?
- Les attestations sont-elles renouvelées tous les 6 mois pour les missions longues ?
- Les factures correspondent-elles au devis ou au contrat ?
- Les délais de paiement respectent-ils le contrat et la loi ?
- Un prestataire travaille-t-il pour toi à temps plein, comme un salarié ? C'est une situation à regarder de près avec ton conseil.
Comment bien gérer ses prestataires ?
- Écrire un devis ou un contrat pour chaque mission : prix, livrables, délais, paiement.
- Centraliser les attestations avec leur date de renouvellement.
- Prévoir des acomptes quand la mission est longue, pour étaler la sortie.
- Comparer avec une embauche quand le besoin devient permanent.
Comment prévoir les prestataires dans sa trésorerie ?
Inscris chaque facture attendue à sa date de paiement, pas à la date de la mission. Pour un besoin récurrent, prévois un montant mensuel. Et quand la mission démarre, ajoute la date du prochain renouvellement d'attestation : six mois passent vite.
Questions fréquentes sur les freelances et la sous-traitance
Quand faut-il demander une attestation de vigilance ?
Pour toute opération d'au moins 5 000 € HT : à la signature du contrat, puis tous les 6 mois jusqu'à la fin de son exécution.
Que contient la vérification d'un sous-traitant ?
Une attestation de vigilance de moins de 6 mois, dont on vérifie l'authenticité, et un justificatif d'immatriculation, comme un extrait Kbis, quand le prestataire doit être immatriculé.
Quel délai pour payer un freelance ?
Sans délai convenu, 30 jours après la prestation. Un délai convenu ne peut pas dépasser 60 jours après la facture, ou 45 jours fin de mois.
Un freelance facture-t-il la TVA ?
Oui s'il y est assujetti ; non s'il bénéficie de la franchise en base de TVA, possible pour un micro-entrepreneur.
Les factures de prestataires sont-elles déductibles ?
Oui, ce sont des charges déductibles du résultat, et la TVA facturée se récupère.