Lucien FaberMessagerie, traitement de texte, tableur, visioconférence et stockage en ligne : la suite bureautique est l'abonnement que tout le monde a, et que personne ne regarde. Elle se paie en général par utilisateur, revient chaque mois ou chaque année et grossit avec l'équipe. Elle sert aussi de coffre-fort : tes factures, contrats et relevés y sont souvent archivés, alors qu'ils doivent être conservés des années.
Qui paie la suite bureautique, et à qui ?
L'entreprise paie l'éditeur de la suite ou du service de stockage, par abonnement mensuel ou annuel. Le prix dépend en général du nombre d'utilisateurs et de l'espace de stockage.
Une licence achetée une fois, au lieu d'un abonnement, suit d'autres règles comptables : un logiciel de 500 € HT ou moins par unité peut passer directement en charge ; au-delà, il s'amortit.
Combien coûte une suite bureautique ?
Chaque éditeur fixe ses prix, par utilisateur et par mois ou par an. L'abonnement est une charge déductible, et la TVA facturée se récupère.
Le coût à surveiller, c'est celui du stockage. Tes documents doivent être conservés pendant des durées minimales :
- 10 ans pour les livres et pièces comptables, à partir de la clôture de l'exercice ;
- 6 ans pour les documents fiscaux ;
- 5 ans pour les documents bancaires et la correspondance commerciale.
Ton espace de stockage grossit donc d'année en année, et il peut te faire passer à une offre plus chère.
Quand paie-t-on la suite bureautique ?
Chaque mois ou chaque année, selon l'offre, et à chaque utilisateur ajouté. Si le contrat se reconduit tacitement, note la date de renouvellement pour décider à temps.
Comment vérifier ses dépenses de suite bureautique ?
- Combien de comptes paies-tu, et combien sont actifs ?
- Les anciens salariés ont-ils été retirés, après récupération de leurs fichiers ?
- L'espace de stockage est-il proche de la limite de ton offre ?
- Tes documents à conserver sont-ils rangés et sauvegardés ?
- Peux-tu exporter tes fichiers si tu changes de service ?
Comment réduire ses dépenses de suite bureautique ?
- Supprimer les comptes inactifs, en gardant leurs fichiers utiles.
- Choisir l'offre selon l'usage : tous les utilisateurs n'ont pas besoin de la même formule.
- Archiver plutôt qu'empiler : les documents anciens peuvent être exportés et conservés hors de l'espace payant, tant que tu peux les retrouver.
- Comparer paiement annuel et mensuel selon ta trésorerie.
Comment prévoir la suite bureautique dans sa trésorerie ?
Inscris l'abonnement à sa date de prélèvement, et mets à jour le montant à chaque arrivée ou départ. Si tu paies à l'année, place le renouvellement au bon mois, pour ne pas le découvrir sur le relevé.
Questions fréquentes sur la suite bureautique et le stockage
Combien de temps garder ses factures et documents comptables ?
10 ans à partir de la clôture de l'exercice pour les livres et pièces comptables ; 6 ans pour les documents fiscaux ; 5 ans pour les documents bancaires.
Un abonnement bureautique est-il déductible ?
Oui, c'est une charge déductible du résultat, et la TVA facturée par l'éditeur se récupère.
Une licence de logiciel achetée doit-elle être amortie ?
Pas si elle vaut 500 € HT ou moins par unité : elle peut passer directement en charge. Au-delà, elle s'amortit sur sa durée d'utilisation.
Que doit permettre un service de stockage pour tes archives ?
De retrouver, présenter et exporter tes documents pendant toute leur durée de conservation, y compris si tu changes de service.
Que faire des comptes d'anciens salariés ?
Récupérer les fichiers utiles à l'entreprise, puis supprimer le compte pour ne plus le payer.